Cloudové úložiště firemních dat

Cloudové úložiště pro firemní dokument umístěno na zabezpečeném internetovém serveru s přístupem klienta k jeho datům. Je tedy nezávislé na poloze uživatele, jediné co potřebuje aby se dostal ke svým datům je zařízení výpočetní techniky (mobilní telefon, tablet, počítač) a přístup k internetu, pomocí něhož se vytvoří komunikační tunel na spojení jeho zařízení se serverem s jeho daty.

Přístup k datům uložených na cloud je umožněn třemi způsoby:

1) Přes internetový prohlížeč počítače/tabletu

2) Přes mobilní aplikaci z mobilního telefonu

3) Připojením cloudu jako disku do počítače pomocí WebDAV protokolu

Každý uživatel, který má přístup do systému pomocí jeho uživatelského jména a hesla. Ne jeho konto jsou navázány přístupová práva a tím je omezen jeho přístup k jednotlivým firemním dokumentům na úrovni jednotlivých adresářů.

Možná definice přístupů uživatelů do jednotlivých organizačních struktur, které pak mají přístup do jednotlivých částí systému

Příklad nastavení jednotlivý skupin uživatelů a tím oddělení přístupů

Vedení – přístup bez omezení ke všem dokumentům
Vedoucí – přístup k projektům, nabídkám, zakázkám, firemním dokumentům (hlavičkové papíry), šablony zakázek, vzorové rozpočty, loga společnosti
Technici – přístup jednotlivých techniků do systému
Účtárna – přístup k účetním podkladů, fakturám a podkladům k DPH

Příklad nastavení složek jednotlivých adresářů s přístupy pro skupiny uživatelů

Přístup přes rozhraní internetového prohlížeče z počítače/tabletu

Tento přístup je zajištěn pomocí internetového prohlížeče zadáním internetové adresy cloudového serveru.

Mobilní přístup pomocí aplikace z mobilního telefonu

Vzhledem k tomu, že v prostředí mobilního telefonu, je vše menší a tedy i hůře viditelné a ovladatelné je zajištěn pomocí mobilní aplikace třetí strany, na kterou je napojen.

Tato mobilní aplikace velmi elegantně řeší přístup ke cloudovým datům uloženým na serveru a navíc rozšiřuje možnosti práce s dokumenty popsané v další kapitole. Aplikace pracuje v prostředí Android i Apple.

Příklad zobrazení jednotlivých složek (adresářů) v mobilní aplikaci

Rozšiřující možnosti mobilní aplikace

Prostředí mobilního telefonu umožňuje, kromě vložení souboru, i další činnosti které uživateli usnadní práci s dokumenty a okamžité uložení na cloudový server.

Vložení fotografií nebo videí
Nahrátí souboru
Možnost vytvoření textového dokumentu
Skenování dokumentu do PDF formátu a jeho uložení na cloudový server
Vytvoření hlasové poznámky
Vytvoření složky (tedy adresáře na cloudovém serveru)

Přístup k datům na cloudu jako disku do počítače

Při práci na počítači je přístup přes webový prohlížeč pěkný, ovšem abychom obešli neustálé stahování a nahrávání dokumentů z cloudu na počítač a zpět, se nabízí elegantní řešení připojení cloudu pomocí WebDAV služby jako disku počítače a tím maximálně usnadnit práci s dokumenty na něm. Tedy v prostředí počítače se to chová jako klasický další disk, bez jakéhokoliv omezení.

Sdílená data z cloudu

Jedná se o možnost, kdy je potřeba předat nějaké informace z cloudu uživatelům, kteří nejsou evidování v cloudu jako uživatelé. Tedy v systému zvolíme adresář (nebo dokument), který chceme vysdílet, aby nedošlo ke zneužití a takto vysdílené data nebyly veřejně zpřístupněny, je možnost ochránit je přístupovým heslem.

Data jsou vysdlíleny pomocí internetového linku, který s polu s přístupovým heslem zašlete partnerovi, který se má k datům dostat.

Je možné udělit právo do takto sdíleného adresáře nahrát data

Synchronizace dat (Cloud/NAS)

Celý cloudový systém je možné napojit na NAS server v síti zákazníka a následně nastavit tak, aby probíhala na pozadí systému automatická synchronizace dat a tím byla zabezpečena nezávislá záloha na externím místě.